Maîtriser le lexique de la facturation électronique !
Avec l'approche de l'obligation de la facture électronique, il est important de maîtriser le lexique spécifique associé à cette pratique. De l'administration fiscale à la certification électronique, chaque terme a une importance capitale dans la transition vers ce nouveau mode de facturation. Dans cet article, nous explorons ce lexique pour aider les experts-comptables et les entreprises à naviguer avec succès dans ce paysage numérique en évolution.
🔎 Le glossaire essentiel de la facturation électronique
A
Administration fiscale : Organisme public chargé de superviser la collecte des impôts et assurer la conformité aux normes régissant la facturation. Dans le contexte de la facturation électronique, elle joue un rôle essentiel en validant l'authenticité des factures électroniques et en surveillant la collecte de la TVA par les entreprises.
AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) : Organisme public français dédié à moderniser la gestion financière de l'État. Parmi ses missions, elle gère le Portail Chorus et supervise le développement du PPF. Elle contribue à la mise en œuvre de solutions technologiques facilitant la transition vers ce mode de facturation.
Annuaire : Répertoire centralisé où les entreprises sont enregistrées avec un identifiant unique. Il contient des références aux plateformes utilisées par les entreprises et des informations nécessaires à l'adressage des factures, favorisant ainsi l'interopérabilité entre les entreprises.
Archivage électronique : Conservation des factures électroniques pour une durée spécifique, conformément à la réglementation fiscale.
Autorité de certification : Entité de confiance qui délivre des certificats numériques garantissant l'authenticité et l'intégrité des données échangées lors des transactions.
C
Certification électronique : Processus clé pour la facturation électronique, permettant à une personne ou une entreprise de prouver son identité numériquement grâce à un certificat. Ce certificat, délivré par une autorité de certification, garantit l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques en leur apposant un tampon numérique.
Chorus Pro : Plateforme gouvernementale de dématérialisation des échanges commerciaux avec les entités publiques. Chorus Pro est le précurseur de la réforme sur la facturation électronique, cette solution mutualisée simplifie les processus de facturation en conformité avec les obligations communautaires.
CII (Cross Industry Invoice) : Format de données structurées basé sur XML, conçu par l'organisme UN/CEFACT. Il vise à simplifier les échanges électroniques de factures internationales en fournissant un standard commun.
Circuit de facturation : Circuits définissant les diverses voies d’échange des factures et de transmission des données entre un client et un fournisseur. Ils sont souvent représentés par un schéma en Y, illustrant les différentes étapes du processus, de l'émission de la facture à sa réception et son traitement.
CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) : Autorité française de protection des données. La CNIL émet des directives pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles dans les factures électroniques, garantissant ainsi la conformité aux réglementations en vigueur.
Contrôles : Contrôles effectués par le PPF en temps réel des échanges afin d'assurer la conformité des factures électroniques.
Cycle de vie d’une facture : Statut qui permet de suivre l'évolution du traitement d'une facture (dépôt, mise à disposition, validation, paiement etc.).
D
DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) : Service public français en charge de la gestion des finances de l’État. Dans le domaine de la facturation électronique, la DGFiP édicte les normes fiscales et veille à la conformité des factures électroniques.
Données structurées : Ensemble de données présentes dans une facture électronique, tels que les dates, l'objet de la facture, et les détails sur le client et le fournisseur. Cette organisation préétablie facilite le traitement automatisé des données par les systèmes informatiques.
E
EDI (Echange de Données Informatisé) : Système standardisé de transfert automatique de documents tels que les mandats, les paiements et les factures entre systèmes informatiques, facilitant ainsi l'échange efficace et sécurisé de données.
E-invoicing : Obligation d’émettre des factures électroniques pour les transactions BtoB. Il s’agit du processus de création, d'envoi, de réception et de stockage des factures sous forme électronique.
E-reporting : Obligation de transmettre à l’administration fiscale sous format électronique toutes les informations relatives aux opérations qui ne sont pas couvertes par le processus de facturation électronique.
F
Facture dématérialisée : Version numérique d'une facture qui contient les mêmes informations que la version papier. Il est important de noter qu'une facture dématérialisée n'est pas automatiquement considérée comme une facture électronique selon les termes de la réforme.
Facture électronique : Facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, comportant nécessairement un ensemble minimum de données structurées. Contrairement à une facture dématérialisée, elle répond à des critères précis définis par la législation.
Facture papier : Version physique imprimée d'une facture.
Factur X : Principal format de facture électronique hybride. Elle se compose d'un fichier PDF qui peut être lu par une personne et de données XML qui sont lisibles par un système informatique. Cette combinaison permet une compatibilité avec les besoins à la fois humains et automatisés dans le traitement des factures électroniques.
I
Immatriculation PDP : Enregistrement d'une plateforme de dématérialisation en tant que partenaire officiellement reconnu.
Interopérabilité : Capacité de l'écosystème de la facturation électronique à permettre à tous les systèmes impliqués de communiquer entre eux de manière harmonieuse. Cela est rendu possible grâce à l'adoption d'un socle minimum de formats et de normes, facilitant ainsi l'échange et le traitement des données entre différentes plateformes et systèmes.
N
Norme ISO 27001 : Norme internationale qui définit les exigences pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de gestion de la sécurité de l'information. Cette norme est obligatoire pour postuler au titre de PDP, garantissant ainsi un niveau élevé de sécurité et de confidentialité dans le cadre des opérations de dématérialisation des documents.
O
Opérateur de dématérialisation : Prestataire privé non immatriculé qui propose des services de dématérialisation des factures. Il peut agir en tant qu'intermédiaire entre une entreprise et un PDP ou le PPF. Son rôle peut inclure l'émission ou la réception de factures électroniques pour automatiser les processus de facturation. Toutefois, il n'est pas autorisé à transmettre les factures entre l'émetteur et le récepteur ni à effectuer l'extraction des données.
P
PAF (Piste d’Audit Fiable) : Dispositif de traçabilité et de contrôle visant à vérifier la validité et l'authenticité de toutes les opérations effectuées, qu'il s'agisse de factures émises ou reçues. Il garantit la fiabilité des informations tout au long du processus.
PPF (Portail Public de Facturation) : Plateforme officielle de l’État destinée à la transmission des factures électroniques à l’administration fiscale. Mis en place par l’AIFE, il centralise toutes les données relatives aux transactions économiques que les entreprises doivent communiquer, notamment dans le cadre de l'e-reporting et de l'e-invoicing.
PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) : Prestataire privé, immatriculé auprès de l’administration fiscale, qui offre un socle minimal de services sécurisés. Les PDP et le PPF sont les seules entités habilitées à envoyer et à transmettre des factures électroniques.
Protocole de raccordement : Méthode utilisée pour lier le PPF aux partenaires EDI, simplifiant ainsi les échanges massifs de flux de factures et assurant une connectivité efficace entre les systèmes.
S
Signature électronique : Mécanisme essentiel garantissant l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique, équivalant à la signature manuscrite pour sa valeur légale et assurant la sécurité des transactions.
Statut d’une facture électronique : Suivi de la facture électronique à travers ses différents statuts, comprenant les étapes obligatoires en France : « Déposée », « Refusée », « Encaissée » et « Rejetée », offrant ainsi une traçabilité essentielle.
T
Transmission électronique : Processus d'envoi et de réception de la facture électronique, pouvant être effectué via divers canaux tels que l'e-mail, les portails web ou l'EDI.
TVA : Impôt indirect fondamental prélevé sur la consommation des biens et services, ajouté au prix de vente final et collecté par les entreprises lors des transactions commerciales, nécessitant une gestion précise dans le contexte de la facturation électronique.
U
UBL (Universal Business Language) : Norme standardisée de format de fichier pour les documents électroniques tels que les factures, simplifiant leur traitement et favorisant l'interopérabilité entre différents systèmes.
X
XLM (eXtensible Markup Language) : Langage informatique crucial dans la structuration des données de facturation électronique, utilisé par des formats comme UBL et Factur-X pour représenter les informations de manière lisible par les machines, facilitant ainsi les échanges d'informations dans un format uniformisé.
🚩 En récap !
En comprenant pleinement les concepts clés de la facturation électronique, les entreprises peuvent non seulement rester conformes aux réglementations en vigueur, mais aussi tirer parti des avantages qu'offre cette transition. Avec une connaissance approfondie du vocabulaire spécifique, la facturation électronique peut devenir une opportunité de modernisation et de croissance pour les entreprises, transformant ainsi une obligation légale en un avantage compétitif.
